RODO i przetwarzanie danych

Dla danych własnych związanych z kontem, bezpieczeństwem, rozliczeniami, kontaktem i obsługą zgłoszeń działamy jako administrator danych.

Dla danych operacyjnych wprowadzanych do aplikacji przez klienta biznesowego, takich jak informacje o ładunkach, kontaktach, przypomnieniach i notatkach, co do zasady działamy jako podmiot przetwarzający, a administratorem pozostaje klient.

Ten podział znajduje odzwierciedlenie również w dokumentach umownych dotyczących korzystania z usługi.

Dane firm są logicznie rozdzielone według tenantów, a dostęp do danych tenantowych jest dodatkowo kontrolowany przez polityki RLS w bazie danych.

Operacje uprzywilejowane, takie jak obsługa płatności, działania webhooków i wywołania AI, są wykonywane po stronie serwera.

Połączenia z serwisem są zabezpieczane przy użyciu HTTPS/TLS. Dane są przechowywane u dostawców infrastrukturalnych stosujących własne zabezpieczenia platformowe, kontrolę dostępu i mechanizmy kopii zapasowych zgodnie z ich dokumentacją usług.

Przypomnienia krytyczne są materializowane przez scheduler serwerowy, a nie wyłącznie przez zegar przeglądarki, co ogranicza ryzyko pominięcia ważnych zadań.

Nie przechowujemy surowej treści wejściowej przekazywanej do parsowania AI w bazie danych aplikacji.

Pliki PDF nie są przechowywane jako binaria w bazie danych i nie są przesyłane bezpośrednio do dostawcy AI.

Wybrane cache techniczne mają domyślny czas życia 7 dni, ale nie oznacza to automatycznego usunięcia wszystkich danych biznesowych klienta po upływie tego czasu.

Jeżeli aktywna jest analityka marketingowa lub produktowa, ograniczamy ją do zagregowanych danych o ruchu oraz wybranych zdarzeń produktowych. Nie wysyłamy do niej surowej treści AI, notatek, tokenów zaproszeń, adresów e-mail ani adresów URL z parametrami zapytania lub hashem.

Techniczne monitorowanie błędów ograniczamy do danych potrzebnych do diagnostyki incydentów. Nie używamy do tego replay sesji ani nie zamierzamy wysyłać surowej treści AI, haseł, cookies lub nagłówków autoryzacyjnych.

Aktualnie korzystamy z usług Hetzner, Supabase, opcjonalnie Google jako zewnętrznego dostawcy tożsamości, Azure OpenAI, Brevo, Sentry, Stripe oraz z publicznych rejestrów MF VAT i GUS po akcji użytkownika.

Jeżeli aktywna jest analityka usługi, korzystamy z self-hosted Umami uruchomionego we własnej infrastrukturze. W praktyce oznacza to, że pomiar ruchu i wybranych zdarzeń produktowych nie wymaga dodawania osobnego zewnętrznego dostawcy SaaS poza aktualnym hostingiem.

Zakres usług pomocniczych opisujemy zgodnie z faktycznie używaną konfiguracją. Jeżeli przekazanie danych poza EOG jest niezbędne, stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w tym standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.

W zakresie, w jakim działamy jako administrator, realizujemy prawa osób wynikające z RODO, w tym prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu i cofnięcia zgody, jeżeli ma zastosowanie.

W przypadku danych, dla których klient jest administratorem, możemy wspierać klienta w realizacji żądania zgodnie z umową i naszymi możliwościami technicznymi.

Szersze żądania eksportu, usunięcia, usunięcia konta lub obsługi prywatności mogą zostać złożone z poziomu ustawień konta albo przez kontakt i są realizowane po weryfikacji zgłoszenia oraz ocenie podstaw prawnych i technicznych możliwości realizacji.

Jeżeli zauważysz problem bezpieczeństwa albo potencjalne naruszenie ochrony danych, skontaktuj się z nami niezwłocznie przez wskazany kanał kontaktowy.

Procedura dalszego postępowania, w tym ocena naruszenia i ewentualne zawiadomienia klienta, organu nadzorczego albo osób, których dane dotyczą, zależą od roli stron, zakresu zdarzenia oraz obowiązujących przepisów prawa.

Jeżeli działamy jako podmiot przetwarzający, informujemy klienta o naruszeniu bez zbędnej zwłoki, aby umożliwić mu wykonanie własnych obowiązków wynikających z RODO.

Aktualność tego dokumentu zależy od zgodności z rzeczywiście używanymi dostawcami, konfiguracją środowiska i kanałami kontaktu. W razie zmian w tych obszarach dokument jest odpowiednio aktualizowany.

Zasady przetwarzania danych należy czytać łącznie z polityką prywatności, DPA oraz odpowiednimi dokumentami umownymi zawieranymi z klientami biznesowymi.